Elektroniczny Przewodnik Użytkownika Systemu - Moduł KOSZTY

Moduł KOSZTY jest niezbędnym dopełnieniem modułu PRZYCHODY i jak on jednym z najważniejszych modułów w systemie. Pozwala na prowadzenie ewidencji i rozliczanie wszelkich faktur zakupowych i inwestycyjnych. W module tym zaimplementowano obieg dokumentu faktury kosztowej (audyt, uznanie, dostarczenie i stworzenie kosztu).

Główne okno modułu Koszty

Główne okno tego modułu jest zbliżone w wyglądzie do tego z Modułu Przychody. Podstawowa różnica polega na zamianie ról kontrahentów na fakturze oraz przeznaczeniu środkowej kolumny, która tutaj zawiera listę faktur i przyciski do ich obsługi.

Podobnie jak w Module Przychody tak i tu pierwsza kolumna zawiera listę kontrahentów z możliwością przefiltrowania (tylko posiadający faktury) lub wyszukania po nazwie albo numerze NIP. Tym razem są to jednak spółki obsługiwane przez system.

Na środkową kolumnę składa się lista faktur oraz pola filtra i zestaw przycisków do tworzenia i edycji faktur. W trzeciej kolumnie znajdują się informacje o fakturze zaznaczonej aktualnie w kolumnie obok.

Po wybraniu spółki z listy w pierwszej kolumnie w drugiej pojawi się lista faktur kosztowych tej spółki. Listę tą można filtrować po trzech parametrach: rodzaju faktury (inwestycyjna, zakupowa, korekta itp.), typie płatności (media, biuro, księgowość itp.) oraz stanie obiegu faktury ( wprowadzona, zatwierdzona, wysłana, odrzucona).

Aby dodać nową fakturę należy kliknąć przycisk Utwórz fakturę. Spowoduje to otwarcie nowego okna, w którym należy ustalić wszystkie parametry nowej faktury. Zacząć należy od pola Typ: Numer, gdzie trzeba wybrać typ dodawanego dokumentu. Po zatwierdzeniu wyboru przyciskiem OK znajdującym się tuż obok, będzie można wypełnić pozostałe pola:

Dodawanie nowej faktury w module Koszty

Nazwę sprzedawcy należy wybrać z listy po kliknięciu przycisku ....
Gdy już wszystkie parametry są ustawione, pozostaje dodać do faktury obciążenia. Inaczej niż w module faktur obciążenia do faktury kosztowej dołącza się w trakcie jej tworzenia. Służy do tego lista znajdująca się u dołu okna tworzenia faktury.

Aby dodać obciążenie do faktury kosztowej wystarczy kliknąć przycisk Dodaj, wypełnić wszystkie niezbędne pola na formularzu, który się wtedy pojawi i zatwierdzić przyciskiem Zapisz.

Dodawanie obciążeń do nowej faktury w module Koszty

Zmiany w obciążeniach są równie proste co ich dodawanie. Należy zaznaczyć na liście obciążeń to, które ma być zmienione, kliknąć przycisk Edytuj i postępować identycznie jak podczas dodawania nowego obciążenia.

Edytowanie faktury pozwala na zmianę każdego parametru czy obciążenia faktury poza jej typem (pierwszy parametr ustawiany podczas tworzenia faktury). Okno edycji faktury jest takie samo jak okno tworzenia faktury i należy poruszać się po nim w ten sam sposób. Edytowana faktura nie może być już skorygowana, zatwierdzona lub wysłana. Aby edytować fakturę należy zaznaczyć fakturę na liście w środkowej kolumnie okna głównego modułu i kliknąć przycisk Edytuj.

W przypadku usunięcia faktury muszą być spełnione te same warunki co przy edycji. Usuwamy fakturę klikając na przycisk Usuń.

Aby utworzyć korektę faktury należy zaznaczyć fakturę korygowaną na liście faktur i kliknąć przycisk Koryguj. Okno tworzenia korekty faktury jest bardzo podobne do okna tworzenia samej faktury. Podstawowa różnica polega na tym, że zamiast jednej są dwie listy obciążeń, gdzie ta po lewej pokazuje stan obciążeń przed korektą natomiast ta po prawej po korekcie (podobnie jak w module faktur). Korygowanie faktury jest możliwe po uprzednim zatwierdzeniu faktury przyciskiem Zatwierdż,

Zatwierdzenie - uznanie faktury kosztowej.

oraz po uznaniu faktury należy wysłać ja do księgowości - przycisk Wyślij do księgowości. Reszta procesu korygowania faktury odbywa się analogicznie jak przy korekcie w Module Przychody.

Edycja i usuwanie faktury korygującej jest procesem analogicznym do edycji i usuwania faktur, muszą być spełniane te same warunki aby operacje zostały przeprowadzone. Edycji faktury korygującej przeprowadzamy przyciskiem Edytuj, natomiast usuwamy przyciskiem Usuń.

Każda faktura, zanim zostanie przesłana do księgowości musi zostać zatwierdzona przez osobę do tego upoważnioną. Służy do tego przycisk Zatwierdź znajdujący się u dołu trzeciej kolumny w głównym oknie modułu. Należy zaznaczyć gotową fakturę na liście i kliknąć ten przycisk. Spowoduje to zmianę statusu faktury na Zatwierdzono i zablokuje możliwość jej edycji lub usunięcia. Po zatwierdzeniu fakturę można przesłać do modułu księgowości zaznaczając ją na liście faktur i klikając Wyślij do księgowości. Operację zatwierdzenia można, w każdej chwili cofnąć jeśli jest to konieczne. W tym celu należy zaznaczyć zatwierdzoną fakturę na liście faktur i kliknąć przycisk Cofnij. Po tej operacji faktura ponownie zmienia status na Wprowadzono co umożliwia jej edycję lub usunięcie.

Aby znaleźć i wyświetlić informacje o konkretnej fakturze należy kliknąć przycisk Szukaj znajdujący się na górze środkowej kolumny głównego okna. Wyszukiwanie faktury kosztowej przebiega identycznie jak jest to w przypadku faktur sprzedażowych w Module Przychody.

Ostatnią ważną funkcją tego modułu jest dziennik faktur. Dziennik faktur jest listą, na którą trafiają wszystkie faktury kosztowe, o ile podczas ich tworzenia było zaznaczone pole Dodaj do dziennika faktur. Przeglądanie dziennika faktur znajduje się pod przyciskiem Dziennik.